業者との打ち合わせでは議事録など書面で残すのが基本ですが、打ち合わせ以外でも要望・疑問が生まれることもあります。その際も書面で伝えることの重要性について紹介していきます。
■言った言わないの原因は書面がないこと．．．
家づくりにおける業者とのトラブルで多いのは、言った言わないのトラブルです。施主は打ち合わせの際に希望を言ったのに反映されていない、業者はそんなこと言われた覚えがない、という言い争いになります。
その際に書面が残っていればいいのですが、そのような言い争いが起きるような状況の場合はほとんどが書面には残ってないことが多いです。そのため、重要なことは書面に残しておく、ということです。
最近ではハウスメーカーであれば打ち合わせの際は議事録を残すことが多くなってきました。とはいえ、あくまでも業者側で作成している議事録ですので、内容に抜け漏れ、間違いがないかどうかは施主側でしっかりと確認する必要があります。
施主側の確認が不十分ですと、正式な書類として逆に議事録を悪用されてしまう恐れもありますので、議事録の確認は毎回抜かりなく行うようにしましょう。
■要望・疑問は書面で伝え、返事も書面でもらおう！
そして、大事なのは、打ち合わせの際に確認できなかった要望や疑問がある際は、書面で担当者に伝える、ということです。そして、その場合は返事も書面でもらうようにしましょう。最近であればメールを活用すれば問題ないでしょう。
メールが面倒でついつい電話で済ましてしまうこともありますが、電話の場合は証拠が残らなくなってしまいますので、できるだけ証拠が残る書面で伝えて書面で返答をもらう、ということを徹底するようにしてください。
起きても誰も得することがないトラブルを回避するためにも、常に業者との打ち合わせなどでは議事録などの書面に残すようにして、お互いの合意を取るということを忘れないようにしましょう。
